1. La Ley 2213 de 2022 y la notificación personal electrónica
El Decreto Legislativo 806 de 2020, expedido durante la emergencia sanitaria, autorizó el uso de las tecnologías de la información en las actuaciones judiciales. La Ley 2213 de 2022 adoptó esas medidas como legislación permanente. Su artículo 8 regula la notificación personal:
“Las notificaciones que deban hacerse personalmente también podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual. […] La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación.”
Del artículo 8 se desprenden tres cargas para quien notifica:
- Afirmar bajo juramento —que se entiende prestado con la presentación del escrito— que la dirección electrónica corresponde a la utilizada por la persona a notificar, informando la forma como la obtuvo.
- Enviar la providencia íntegra como mensaje de datos, junto con la demanda y sus anexos cuando se trate del auto admisorio.
- Conservar y aportar la prueba del envío y, según la Corte Constitucional, del acuse de recibo o del acceso.
La norma agrega que “para los fines de esta norma se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos”. Ese es el papel del correo electrónico certificado: un tercero de confianza registra la entrega y la apertura y emite el certificado.
2. Sentencia C-420 de 2020: acuse de recibo o constatación del acceso
Al revisar el Decreto 806 de 2020, la Corte Constitucional declaró la exequibilidad condicionada del inciso tercero del artículo 8, “en el entendido de que el término allí dispuesto empezará a contarse cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje”. La razón: la presunción de conocimiento no puede depender únicamente del envío, pues comprometería el derecho de defensa.
En la práctica, esto significa que la captura de pantalla del correo enviado no es suficiente. Hay que demostrar que el destinatario recibió el mensaje (acuse) o accedió a él. El certificado de JurixMail acredita ambos hechos con eventos técnicos fechados: entrega en el servidor de destino y apertura del mensaje o del documento.
3. Requisitos del memorial de notificación electrónica
- Identificación del proceso, del despacho y de la providencia a notificar.
- Dirección electrónica del destinatario y manifestación juramentada sobre su procedencia (contrato, RUES, página web, correspondencia previa, registro mercantil, Ley 2213 art. 6).
- Constancia de envío del mensaje de datos con la providencia, la demanda y los anexos.
- Prueba del acuse de recibo o del acceso (Sentencia C-420 de 2020).
- Certificación de integridad de los documentos remitidos (hash SHA-256).
El certificado PDF de JurixMail está estructurado para cubrir los numerales 3, 4 y 5: incluye la copia íntegra del mensaje y los adjuntos, su hash, la respuesta del servidor receptor y los eventos de apertura con fecha y hora.
4. Cómputo de términos
| Evento | Regla | Fuente |
|---|---|---|
| Envío del mensaje | Punto de partida documental; debe acreditarse. | Art. 8 Ley 2213 de 2022 |
| Acuse de recibo / acceso | Desde aquí se cuentan los dos días hábiles. | Sentencia C-420 de 2020 |
| Notificación surtida | Transcurridos dos días hábiles siguientes. | Art. 8 Ley 2213 de 2022 |
| Términos de traslado | Corren desde el día siguiente al de la notificación. | Art. 8 Ley 2213 de 2022; art. 118 CGP |
| Notificación por aviso | Se surte al finalizar el día siguiente al de la entrega. | Art. 292 CGP |
5. Qué canal usar y cómo combinarlos
- Correo electrónico certificado: canal principal para la notificación del artículo 8. Acredita envío, entrega y apertura.
- WhatsApp certificado: refuerza la prueba del acceso cuando el número fue informado por la parte; aporta estados enviado, entregado y leído.
- Notificación física certificada: para la citación del artículo 291, el aviso del artículo 292 y para destinatarios sin canal electrónico conocido.
Con tanIA puedes seleccionar varios canales para el mismo documento: el sistema genera un certificado por canal y un dossier consolidado del envío.
6. Cuando no hay canal electrónico: artículos 291, 292 y 108 del CGP
Si no se conoce dirección electrónica, la notificación personal se practica conforme al artículo 291 del CGP: se remite una citación por servicio postal autorizado, con constancia de entrega y copia cotejada de la comunicación. Si el citado no comparece, se envía el aviso del artículo 292 con copia de la providencia; la notificación se surte al finalizar el día siguiente al de la entrega.
Cuando el demandado no es hallado o se ignora su paradero, procede el emplazamiento del artículo 108: inclusión en el Registro Nacional de Personas Emplazadas administrado por el Consejo Superior de la Judicatura (modificado por el artículo 10 de la Ley 2213 de 2022) y, cuando el juez lo ordene, publicación en un medio escrito de amplia circulación. Conoce el servicio de emplazamientos, edictos y avisos.
7. Notificaciones en lo contencioso administrativo
En el procedimiento administrativo y ante la jurisdicción contenciosa, la Ley 1437 de 2011 (CPACA), modificada por la Ley 2080 de 2021, privilegia la notificación electrónica: el artículo 56 permite notificar actos administrativos por medios electrónicos cuando el interesado ha aceptado ese medio, y los artículos 67 a 69 regulan la notificación personal, la citación y la notificación por aviso. En sede judicial, los artículos 197 a 205 disponen la notificación por medios electrónicos a las entidades públicas y a las partes que hayan suministrado canal digital.
Para el detalle de cada norma consulta el marco legal de la notificación electrónica.
8. Cómo se practica la notificación, en la práctica
El orden que evita devolver el trámite es concreto. Primero se confirma que la providencia puede viajar por mensaje de datos (el artículo 9 de la Ley 2213 excluye del estado electrónico las medidas cautelares, lo que menciona a menores y lo reservado). Después se fija la dirección y se documenta de dónde salió: contrato, registro mercantil, correo de la propia parte o expediente. El memorial afirma, bajo el juramento que se entiende prestado con el escrito, que esa dirección es la de la persona.
El envío de la providencia y de los anexos se hace por un canal que deje certificado: correo electrónico certificado si el canal es el correo, WhatsApp certificado si el número fue informado como canal, o entrega física si no hay digital confiable. Al escrito se anexa el certificado cuando ya consta el acceso, no solo la salida del mensaje. El desarrollo de cada paso, con el orden del memorial, está en notificación judicial paso a paso. Cuándo empieza el término, en acuse de recibo y acceso al mensaje.
La demanda y el auto admisorio no son el mismo envío. El artículo 6 pide remitir copia de la demanda al presentarla, salvo medida cautelar previa o que se desconozca dónde notificar. Si esa copia ya se envió, al admitirse la demanda la notificación personal puede limitarse al auto admisorio. Cada uno necesita su propia constancia.
9. Errores que dejan la notificación sin efecto
- Dirección aproximada. Un certificado impecable enviado al correo de otra persona no notifica al demandado. La dirección se prueba aparte.
- Anexar solo el “enviado”. Sin apertura o sin otro medio que constate el acceso, el término no ha empezado a correr como lo exige la Sentencia C-420 de 2020.
- Notificar por correo lo que va con reserva. Medidas cautelares, menores y lo que el juez reserve no se insertan en un estado ni se mandan como un mensaje abierto.
- Dar por surtido un rebote. Si el servidor rechazó el buzón, no hubo entrega. Toca otra dirección o la citación del artículo 291 del CGP.
- Usar el emplazamiento en prensa cuando la ley ya lo concentró en el registro. El artículo 10 de la Ley 2213 deja el emplazamiento del artículo 108 del CGP únicamente en el Registro Nacional de Personas Emplazadas.
- Confundir el traslado del artículo 9 con la apelación del artículo 12. El traslado de un memorial por canal digital está en el artículo 9. El artículo 12 es el trámite de la apelación de sentencias civiles y de familia.
El texto de esos artículos, explicado, está en el marco legal de la Ley 2213 de 2022. Qué línea del PDF corresponde a cada error, en qué prueba un certificado de envío.
Empresas de notificaciones judiciales en Colombia
Quien busca empresas de notificaciones judiciales en Colombia necesita un tercero que deje constancia del envío y del acceso, no solo un buzón de correo. JurixMail practica la notificación por correo electrónico certificado, WhatsApp certificado y entrega física, y entrega un certificado con fecha, hora, contenido y eventos de acceso para aportarlo al expediente. El detalle de los artículos 8, 10 y 11 está en el marco de la Ley 2213 de 2022. La guía de canales y precios de la constancia está en envíos certificados.
