Guía práctica, no un modelo de memorial para copiar en cualquier proceso. El régimen del caso (civil, familia, laboral, contencioso) y las órdenes del despacho prevalecen. El mapa de normas está en notificaciones judiciales.
1. Confirma que el acto se puede notificar por mensaje de datos
El artículo 8 de la Ley 2213 de 2022 cubre las notificaciones que deban hacerse personalmente, en cualquier naturaleza de actuación, incluidas las pruebas extraprocesales. No cubre lo que el propio artículo 9 saca del estado electrónico: providencias que decretan medidas cautelares, las que mencionan a menores o las que el juez reserva. Si el auto está en ese grupo, no lo conviertas en un correo.
Distingue también dos momentos que se mezclan. Al demandar, el artículo 6 pide indicar el canal digital y, salvo excepciones, enviar copia de la demanda y los anexos al demandado en ese mismo momento. Después, admitida la demanda, la notificación del auto admisorio puede limitarse al envío de esa providencia si la copia de la demanda ya se remitió. Son dos envíos, con dos pruebas.
2. Fija la dirección y documenta de dónde salió
La dirección no se adivina. Sirve la que la parte suministró, la del contrato, la del registro mercantil para notificaciones judiciales, la que obra en el expediente o la que el juzgado puede pedir a cámaras de comercio, superintendencias y entidades, según el parágrafo 2 del artículo 8. En el memorial se dice cuál es, cómo se obtuvo y se allegan las evidencias: el contrato, el certificado de existencia, el correo previo de la parte.
La afirmación de que esa dirección corresponde a la persona se entiende prestada con la presentación del escrito, bajo juramento. Si la dirección es de un apoderado, el artículo 5 recuerda que el correo del poder debe coincidir con el Registro Nacional de Abogados y que, si quien otorga el poder está en el registro mercantil, el poder sale del correo inscrito para notificaciones.
3. Envía la providencia y los anexos por un canal que deje certificado
El mensaje lleva la providencia y los anexos del traslado. Un correo electrónico certificado registra salida, entrega en el servidor y apertura. Si el número de WhatsApp fue el canal informado, el WhatsApp certificado añade la lectura. No cierres el memorial mientras solo conste el envío y el caso exija el acceso: espera el evento o combina con entrega física si el digital no se abre.
Revisa el destinatario antes de pagar. Certificar otro correo, aunque sea parecido, no notifica. El detalle de lo que el PDF debe mostrar está en qué prueba el certificado.
4. Arma el memorial con el certificado, no al revés
Un escrito que los despachos pueden leer sin adivinar suele tener este orden:
- Proceso, partes y providencia que se notifica.
- Dirección electrónica o sitio usado, y la frase de que corresponde a la persona por notificar.
- Cómo se obtuvo, con remisión a los anexos (contrato, registro, correo de la parte).
- Fecha y hora del envío y del acceso, citando el certificado.
- Petición de tener por hecha la notificación y de contabilizar el término desde el acceso.
El certificado va como anexo, junto con la providencia notificada. No hace falta repetir en el memorial cada línea técnica del PDF: basta identificar el evento de envío y el de apertura con su hora.
5. Cuenta los dos días y el inicio del término
La notificación se entiende realizada pasados dos días hábiles desde el envío. Los términos empiezan a contarse cuando el iniciador recibe acuse de recibo o constata el acceso del destinatario. No es “dos días desde que yo di enviar” si nadie abrió el mensaje y no hay otra forma de probar el acceso. La explicación de esa regla, con la Sentencia C-420 de 2020, está en acuse de recibo y acceso al mensaje.
Si la contraparte discute la forma de la notificación y pide nulidad, el artículo 8 le exige manifestar bajo juramento que no se enteró de la providencia, además de los artículos 132 a 138 del CGP. Por eso conservar el certificado completo, y no solo la primera página, importa.
6. Si el canal digital falla, cambia de régimen
- Rebote o buzón inexistente. No hubo notificación. Busca otra dirección real o pasa a la citación del artículo 291 del CGP.
- Entregado y nunca abierto. Tienes prueba de envío, no de acceso. Combina WhatsApp si ese número fue canal, o entrega física, antes de dar por surtida la notificación.
- No se conoce paradero. Emplazamiento del artículo 108 del CGP, solo en el Registro Nacional de Personas Emplazadas (artículo 10 de la Ley 2213). Ver emplazamientos, edictos y avisos.
- Citado en físico que no comparece. Aviso del artículo 292, con copia de la providencia. La notificación se surte al finalizar el día siguiente a la entrega.
